La numérisation des contrats est une alternative à la gestion traditionnelle des contrats. Mais afin de pouvoir rédiger des contrats exclusivement numériques, il est nécessaire d’utiliser des systèmes technologiques de signature électronique valides et approuvés par la législation en vigueur.
Il est important de garder à l’esprit que si une signature électronique simple ne sert qu’à authentifier électroniquement un document, elle ne peut être utilisée pour donner une valeur juridique à un contrat. Alors que cela est possible avec les signatures électroniques avancées et les signatures numériques.
Signature électronique : quelle est sa validité ?
Une signature électronique avancée est liée uniquement au signataire qui, de plus, a le contrôle exclusif des moyens utilisés pour la créer. La signature graphométrique que l’on peut créer sur certaines tablettes à l’aide d’un stylet en est un exemple.
Un autre type de signature électronique avancée est la signature qualifiée, qui repose sur une attestation électronique liant les données de validation de la signature à une personne et confirmant son identité. Elle est générée à l’aide de dispositifs de signature tels que des cartes à puce, des clés USB, des jetons, des codes OTP (mots de passe à usage unique pour l’authentification mobile).
Un type de signature électronique avancée est la signature numérique, qui fonde sa sécurité sur un système de clés cryptographiques publiques et privées interdépendantes.
Tous ces systèmes permettent aux documents, et donc aussi aux contrats, d’avoir la même valeur juridique que ceux signés à la main.
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Pourquoi numériser les contrats ?
Rapidité, sécurité, simplicité : ce sont les avantages principaux des contrats numériques. Les signatures électroniques sont de plus en plus utilisées et permettent aux entreprises de numériser entièrement leurs processus de rédaction e contrat. Mais, examinons de plus près les avantages de la numérisation des contrats.
- Gestion mobile des contrats, partout et à tout moment. Les gains de productivité et les économies de temps sont immédiatement visibles. Par exemple, les vendeurs peuvent valider une commande qu’ils ont reçue en temps réel et sur smartphone.
- Amélioration de l’expérience client. Les entreprises avec la numérisation des contrats donnent une image innovante d’elles-mêmes au consommateur qui n’est pas obligé, par exemple, d’imprimer et de renvoyer des documents signés.
- Élimination des erreurs. Le logiciel qui produit les contrats numériques est sophistiqué et les procédures peuvent être personnalisées par chaque entreprise en fonction de ses besoins, pour produire un document complet et précis avec une signature électronique authentique.
- Moins de recours aux litiges. Les documents numériques avec signature électronique ont une pleine valeur juridique, restent à la disposition des deux parties et sont facilement récupérables en cas de problème.
- Économise du temps et des ressources. La numérisation des documents entraine une réduction des coûts due à la diminution de l’utilisation du papier et de l’espace physique.
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